Fallbeispiel 2
Workshop Teamkommunikation, Organisations- und Prozessentwicklung in einem mittelständischen Möbelhaus
IST-Situation
Ein traditionsbewusstes Möbelhaus (Familienunternehmen) mit Geschäften in verschiedenen Städten beauftragt eine externe IT-Firma einen Online-Shop zu entwickeln. Während das Möbelhaus eher konservativ strukturiert ist, ist das Software-Unternehmen dafür bekannt, seinen Kunden ein modernes und jugendliches Image zu verleihen.
Die Zusammenarbeit funktioniert zu Beginn des Projekts problemlos.
Mit dem Näherrücken des Fertigstellungstermins kommt es jedoch immer öfter zu Auseinandersetzungen zwischen einer Mitarbeiterin des Möbelhauses und einem Mitarbeiter der IT-Firma. In der Folge muss der Fertigstellungstermin mehrmals verschoben werden.
Herr Z., Sohn des Gründers und Geschäftsführer des Möbelhauses, glaubt an einen zwischenmenschlichen Konflikt und wendet sich für eine Mediation an das MAKE-Team.
Zielsetzung der Mediation
Das MAKE-Team teilt anfangs die Einschätzung von Herrn Z..
Im Laufe des Lösungsprozesses stellt sich jedoch heraus, dass der Konflikt tiefgründiger ist und ein systemisches Problem im Möbel-Unternehmen abbildet. Da Herr Z. seine Firma grundsätzlich moderner aufstellen möchte, stimmt er einem weiterführenden Workshop zur Organisationsentwicklung, Teamkommunikation und Entwicklung konkreter Prozessabläufe zu.
Ausgewählte Mitarbeiter:innen des IT-Dienstleisters sollen am Workshop teilnehmen.
Zielsetzung des Workshops
- Der Aufbau moderner Arbeitsprozesse, die ein individuelleres Angebot für die Kunden ermöglichen.
- Gemeinschaftliche Entwicklung neuer Organisationsstrukturen, die die Kommunikation mit externen Dienstleistern erleichtern und effektiver gestalten.
- Schulung der Teilnehmenden in einer IT Service-Management-Methode.
- Erstellung einer Roadmap für die Implementierung der Workshop-Ergebnisse in den Arbeitsalltag.
- Wunsch der Mitarbeitenden zur Erneuerung stärken und Raum für deren kreative Vorschläge schaffen.
Vorgehensweise
- In der Mediation kann der Konflikt zwischen den Mitarbeitenden des Möbelhauses und des IT-Dienstleisters beigelegt werden.
- Mit Hilfe von künstlerisch gestalteten Karten werden Ist-Zustände und Wunsch-Vorstellungen erarbeitet. In einem zweiten Schritt vertiefen die Teilnehmenden auf assoziative Weise das Erarbeitete und implementieren es in ihre Arbeitswelt. Dadurch entsteht eine emotionale Bindung zu den im Workshop erfahrenen und ausgearbeiteten Themen, die zu stärkerer Nachhaltigkeit führt.
- In einem weiteren Schritt zur Entwicklung neuer organisatorischer Strukturen und Fähigkeiten der aktuelle Zustand der Prozesse und Verfahren dokumentiert. Danach entscheiden die Teilnehmer:innen, welche Vorgehensweisen verbessert oder ersetzt werden müssen. Insgesamt plädiert das Team dafür, Fortschritte der gemeinsamen Arbeit stärker zu visualisieren und zu kommunizieren. Die Informationen zum Stand der Arbeit und zu evtl. Schwierigkeiten sollen für alle Beteiligten zugänglich sein. Erörtert wird auch der Einsatz von Tools wie Trello, Jira und Mood Cards zur Unterstützung der Zusammenarbeit.
Diese Tools bieten die Voraussetzungen für einen besserer Austausch auf sachlicher und emotionaler Ebene etabliert.
Eine Schulung zum Thema IT Service Management vertieft das erarbeitete Wissen, wie die Prozesse und Arbeitsabläufe zukünftig weiter optimiert werden können.
Alle Ergebnisse werden schriftlich festgehalten, ein Zeitplan für deren Umsetzung erarbeitet sowie Verantwortliche für die Realisation und Kontrolle der Lösungsergebnisse festlegt.